——常州市積極推動機關(guān)檔案“三合一”制度落地見效
- 信息時間：2025-01-14 14:05
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常州市檔案局、市檔案館將全面推行機關(guān)檔案“三合一”制度作為深化機關(guān)檔案資源體系建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，堅持“夯基礎(chǔ)、重實效、促轉(zhuǎn)型”工作思路，抓好“部署、指導(dǎo)、審核”各環(huán)節(jié)，有力提升機關(guān)檔案“三合一”制度編制審核質(zhì)效。
做細(xì)前期調(diào)研、精心培育試點。在全面摸排、充分掌握市級機關(guān)進(jìn)館單位檔案管理情況與需求的基礎(chǔ)上，根據(jù)國家和省檔案部門相關(guān)要求，結(jié)合本市實際研究編制、不斷打磨“三合一”制度基礎(chǔ)樣例，選取3家職能差異明顯的單位開展試點，及時總結(jié)經(jīng)驗、優(yōu)化方案。
做好統(tǒng)籌謀劃，凝聚工作合力。在充分總結(jié)試點經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，局、館全面部署全市機關(guān)檔案“三合一”制度推行工作，細(xì)化審核流程，制定分批次、分年度推進(jìn)落實計劃，將機關(guān)檔案“三合一”制度編制工作納入執(zhí)法檢查范圍，進(jìn)一步強化工作推進(jìn)力度。
創(chuàng)新填報路徑、優(yōu)化審核流程。結(jié)合“智慧檔案3.0”建設(shè)工作，將傳統(tǒng)文本型編制格式優(yōu)化為系統(tǒng)可以讀取的數(shù)據(jù)格式，在業(yè)務(wù)管理平臺實現(xiàn)“在線申請、在線提交、在線轉(zhuǎn)換、在線反饋、在線審核、在線歸檔”功能，可實時查看審核記錄和修改痕跡，極大減輕各機關(guān)單位編制報送負(fù)擔(dān)，有效提升審核反饋效率。
強化跟蹤指導(dǎo)，提升編制質(zhì)效。精心編制培訓(xùn)材料、統(tǒng)一明確編制標(biāo)準(zhǔn)，對市級機關(guān)“三合一”制度“是什么、為什么、如何編、怎樣用”等內(nèi)容進(jìn)行“大課堂”宣貫講解。依托市級機關(guān)協(xié)作組平臺，全年組織7場“小班制”培訓(xùn)指導(dǎo)交流會，現(xiàn)場分析解決問題，有針對性地指出機關(guān)檔案“三合一”制度推進(jìn)過程中存在的短板、不足，督促其及時完成任務(wù)。
抓好專業(yè)檔案，注重資源建設(shè)。加強與各專業(yè)主管部門溝通，梳理確定各單位當(dāng)下專業(yè)檔案種類、數(shù)量及管理情況，摸清“家底”，同時結(jié)合各專業(yè)條線標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、實際情況，對10余家單位進(jìn)行有針對性的上門指導(dǎo)。在制度編制過程中進(jìn)一步規(guī)范統(tǒng)一各機關(guān)專業(yè)檔案門類劃分、分類方法、整理要求，確定各類專業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限。
堅持系統(tǒng)思維，深化成果運用。在推進(jìn)編制審核工作過程中，基于“三合一”制度頂層設(shè)計，將機器學(xué)習(xí)、文本挖掘和區(qū)塊鏈等新技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)深度融合，不斷優(yōu)化數(shù)字檔案室平臺各模塊功能和應(yīng)用集成。正式審核通過，系統(tǒng)即可將“三合一”制度發(fā)文稿自動歸入各單位全宗卷模塊，同時將分類方案、歸檔范圍和保管期限表嵌入系統(tǒng)，實現(xiàn)與OA系統(tǒng)、各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接，切實規(guī)范數(shù)據(jù)收集、提升立卷歸檔工作實效。
作者：常州市檔案館 業(yè)務(wù)指導(dǎo)處